¿Qué es y Cómo funciona?
- Es una aplicación desarrollada en Excel con el apoyo de la programación Visual Basic (VBA).
- Está compuesta por tres (03) Módulos, Módulo de Información, Módulo de Producción y Módulo de Reportes y Presupuesto.
- En el Módulo de Información usted podrá Añadir, Consultar, Actualizar y Eliminar cualquier rubro o producto, así como la información general requerida.
- Este Módulo de Información contiene cinco (05) formularios correspondientes a Información General, Materia Prima o Insumos, Edificaciones Maquinarias o Equipos, Recursos Humanos, Servicios y Financieros.
- El Módulo de Producción posee un (01) Formulario de Presentación y Producto y dos (02) hojas de cálculo de Excel, Esquema de Producción y Estructura de Costo para el análisis de costos.
- El Módulo de Reportes y Presupuesto podrá imprimir los reportes en PDF de Materia Prima o Insumos, Edificaciones Maquinarias o Equipos, Recursos Humanos, Servicios y Financieros y los Costos Unitarios para cada Producto y Presentación.
- Podrá desarrollar hasta 25 Estructuras de Costos distintas a la vez.
- visualización Gráfica de los distintos costos.
Contenido
Aclaratoria y Especificaciones
 Sistema Estructura de Costos 60 dólares Oferta 30 dólares Promoción |
Aplicación de Estructura de
Costos
Esta
aplicación contiene 3 Módulos (Figura N°1), en dos de ellos usted deberá
ingresar información y el tercer módulo es para imprimir los reportes.
Los Módulos corresponden a: Módulo de Información, Módulo de Producción y Módulo de Reportes y Presupuesto.
En
el Módulo de Información. Se
introduce toda la información o requerimientos referentes a: Información
General; Materia Prima o Insumos; Edificaciones, Maquinaria y Equipos; Recursos
Humanos; Servicios y Financieros.
En el Módulo de Producción. Se introduce la información sobre Presentación y Producto, el Esquema de Producción y lo datos de la Estructura de Costos.
El Módulo de Reporte y Presupuesto. Se encuentran los informes de presupuesto de Materia Prima e Insumos, Edificaciones, Maquinarias y Equipos, Recursos Humanos y Servicios, y los Costos Unitarios de hasta un máximo de 25 rubros.
En
el Módulo de Información se encuentra Información
General (Figura N°2), en él deberá colocar el nombre de la Empresa, Quién
Elabora la Estructura de Costos y la Fecha de Elaboración, son datos necesarios
que debe incluir ya que son requeridos en los informes o reportes.
Este
formulario posee tres controles donde usted podrá Ingresar la Información en el
Botón Guardar y también podrá Consultar y Modificar la misma.
Materia Prima e Insumos.En Materia Prima o Insumos, el sistema le solicitará la Descripción del Producto o Rubro.
En el
Tipo allí encontrará un Listbox (Figura N°3) con 4 opciones Materia Prima o Insumo
Directo, Materia Prima o Insumo Indirecto, así como la Administrativa, y de
Mercadeo. Donde deberá seleccionar a que centro de costo pertenece el rubro. Si
es un costo Directo a la Producción, Indirecto; si el rubro es para uso
Administrativo o para uso en el Mercadeo.
En Unidad, en el deberá colocar en que unidad se presenta el producto a registrar. Encontrará un Listbox (Figura N°4) donde aparecerá una lista con las distintas unidades donde igualmente deberá seleccionar una.
Seguidamente
se deberá ingresar la Cantidad de producto que se requiere y el Precio
Unitario.
Este Formulario posee 4 Botones en la Parte Inferior: GUARDAR, CONSULTAR, ACTUALIZAR Y ELIMINAR, y en la parte superior 3 Optionbotton (Figura N°5) dónde hay 3 opciones INSERTAR, ACTUALIZAR Y ELIMINAR, que según el caso de la operación debe estar seleccionada, pero no se preocupe que el sistema le indicará automáticamente.
En GUARDAR se puede guardar el Rubro o Producto. Ya estando Guardado en la Base de Datos se puede CONSULTAR y devolverá la Información Ingresada junto con el PRECIO TOTAL.
Si
necesita Modificar, se selecciona el producto o rubro que se quiere, se
modifica y se hace clip en el Botón ACTUALIZAR. Si la opción ACTUALIZAR no está
seleccionada el sistema informará y entonces se hace clip en la opción ubicada
en la parte posterior y se Actualiza.
Si se
necesita ELIMINAR el Rubro o Producto, se cambia la opción en la parte superior
y se hace clip en ELIMINAR y saldrá un mensaje con el enunciado “Registro
Eliminado Exitosamente”. Se vuelve a consular y el sistema informa que el
“Producto o Rubro no Existe”.
Edificaciones, Maquinaria y Equipos.
En EDIFICACIONES,
MAQUINARIA Y EQUIPOS. Se encuentra lista de opciones en la parte superior del
formulario (Figura N°6). (Ya se conoce su funcionamiento) el área para ingresar
Datos y en la parte inferior los Botones de GUARDAR, CONSULTAR, ACTUALIZAR Y
ELIMINAR, que tienen la misma función que en el formulario anterior.
Ingreso de Datos se comienza por colocar el nombre del bien a ingresar. Seguidamente se encontrará en el tipo un Listbox con las mismas 4 opciones Materia Prima o Insumo. Donde deberá seleccionar a que centro de costo pertenece el Bien. Si el equipo es para uso Directo o Indirecto, para uso Administrativo, para uso en Mercadeo u Otros Gastos.
Figura
N°6
Luego
deberá colocar la cantidad que necesita y el precio unitario.
Lo nuevo que hay que colocar acá, es sobre la VIDA ÚTIL. Todo bien tiene una vida útil en este apartado hay que colocarla en años.
En PORCENTAJE DE REPOSICIÓN. Por lo general se usa un 10% pero queda a consideración del calculista. Se coloca solo número entero sin el signo del porcentaje. Si es 10% solo se coloca 10.
Se Guarda. Y debe salir un mensaje con “Registro Guardado Correctamente”.
Igual
se puede consultar colocando el nombre del bien, actualizar si va a modificar
algún dato y eliminar si es el caso.
Al Consultar el sistema devuelve la Información ingresada más el VALOR DE REPOSICIÓN, LA DEPRECIACIÓN ANUAL Y LA DEPRECIACIÓN MENSUAL. Estos cálculos se hacen bajo el Método de Depreciación de la Línea Recta.
Recurso Humano.
En RECURSO
HUMANO. Se encuentra la lista de opciones en la parte superior del formulario y
en la parte inferior los Botones de GUARDAR, CONSULTAR, ACTUALIZAR Y ELIMINAR,
que tienen la misma función que en los formulario anterior.
En este formulario se encuentra algo nuevo a lo que corresponde los BENEFICIOS A LOS TRABAJADORES (Figura N°7). Allí se deben ingresar los porcentajes como en el formulario de Equipos, solo el número sin el signo de porcentaje. Hay que asegurarse que los Box donde no ingrese información estén en cero (0).
Al consultar cualquier mano de obra el sistema devolverá los cálculos del salario mensual así como los montos en dinero de cada bono.
Servicios y Financieros.
En SERVICIOS
y FINANCIEROS (Figura N°8), se puede agregar todos los gastos mensuales por
servicios y financieros, igualmente se puede consultar y modificar.
Figura
N°8
En la SEGUNDA SECCIÓN o MÓDULO DE PRODUCCIÓN, se encuentran 3 Botones. PRODUCTO Y PRESENTACIÓN, ESQUEMA DE PRODUCCIÓN Y ESTRUCTURA DE COSTOS.
Producto y Presentación.
En GESTIÓN
DE PRODUCTOS Y PRESENTACIÓN (Figura N°9), se puede agregar hasta un máximo de 5
PRODUCTOS y 5 PRESENTACIONES distintas por Producto. En total el sistema
realiza Cálculos para 25 Productos Distintos o 25 Estructuras de Costos.
Figura
N°9
En
producto se coloca el nombre del producto. Seguidamente se coloca la cantidad
de cada presentación y la unidad de medida. Como se puede observar se pueden agregar
hasta cinco presentaciones de un producto. El sistema permite ingresar hasta un
máximo de 5 productos.
Este formulario también posee las opciones para Guardar, Consultar, Actualizar y Eliminar, que tiene las mismas funciones que las explicadas en los formularios anteriores.
Esquema de Producción.
En
ESQUEMA DE PRODUCCIÓN, se encuentra una hoja de Excel (Figura N°10).
En
el borde izquierdo aparecen los NOMBRES de los PRODUCTOS seguidos de la FORMA
de PRESENTACIÓN (PRES1, PRES 2;…) y una Columna donde se debe colocar las
cantidades. Seguidamente de manera automática se refleja el Porcentaje, el
COSTO UNITARIO el PRECIO DE VENTA el COSTO TOTAL, INGRESOS TOTALES y la VARIACIÓN
o BENEFICIO. En la parte superior izquierda se encuentran unos hipervínculos
para llevar al elemento seleccionado.
Figura N°10
Debajo de esa tabla aparecen los Productos Ingresados y la Forma de Presentación en Resumen. Estos son los datos que fueron cargados en el módulo de gestión de productos (Figura N°11).
Figura
N°11
Este
sistema tiene dos elementos claves donde el usuario debe poseer algún conocimiento
sobre costos y proceso de producción, pero es muy básico. Uno es identificar
las materias primas, mano de obra y equipos en directos, indirectos,
administrativos, de comercialización. Y otra es determinar la capacidad
instalada de producción. Seguidamente una Tabla (Figura N°12) donde se registra
la PRODUCCIÓN MENSUAL POR FORMA DE PRESENTACIÓN.
Figura N°12
Ejemplo:
En
esta parte supongamos que tenemos 3 productos distintos como aparecen en la
hoja y una sola presentación.
Se debe
conocer ¿Cuál es la Capacidad Instalada de Producción Máxima por producto al
Mes? Es decir, si solo produzco Mermelada de Mora en un mes cuanto es lo Máximo
que puedo producir. Por ejemplo, tengo la capacidad para producir 6.000
unidades de Mermelada de 500gr en un mes y es la misma capacidad para Mermelada
de Uvilla y Uvilla Deshidratada entonces coloco esa cantidad para cada una de
las presentaciones.
Figura
N°13
Importante
resaltar que al no considerar las unidades reales no afectaría el Costo del
Producto en el Prorrateo ya que los costos están calculados por mes al igual la
mano de obra. La mano de obra no es por unidad producida en este caso si
afectaría por el rendimiento. Pero si estaría haciendo cálculos en una cantidad
que realmente de pronto no pudiera producir y en este caso si afectaría por
cargar costos a más productos.
Luego se va al ESQUEMA de PRODUCCIÓN y se coloca la producción que se va a sacar por ese periodo mensual en cada Producto. Por ejemplo, 1992 unidades de Mermelada de Mora, 1.920 unidades de Mermelada de Uvilla y 2.000 unidades de Uvilla Deshidratada en sus únicas Presentaciones (Figura N°13).
La celda donde se ingresa el valor no va a permitir ingresar un valor de unidades si se sobrepasa la capacidad instalada. Como lo puede observar.
En la parte superior existe un Botón donde está la opción de cargar los datos para todo el año se hace clip y la información se carga para los meses siguientes. Igual se puede modificar el nombre de los meses. Y si desea cambiar la producción en los meses siguientes se puede hacer.
Estructura de Costos.
Si
baja, en cada estructura de costos se va a encontrar las tablas de cálculo de
las 5 presentaciones de cada Producto, al Igual que en la Hoja anterior solo se
puede agregar información en las celdas de fondo en blanco.
Para comenzar a cargar la Información primero se debe hacer clip en ACTUALIZAR PRESUPUESTO y automáticamente cargará la información de la base de datos a todas las hojas de estructura de costos.
Para iniciar, en el cuadro de Costo Directo, Mano de Obra directa; se hace clip y aparece la mano de obra directa cargada, se selecciona y automáticamente aparece la Unidad y el Valor Mensual. Se coloca la cantidad que se requiere para ese producto y presentación, y sale el valor total mensual.
Es de considerar que en los costos ya está el Prorrateo de los costos comunes y proporcionales por unidades a producir y necesarios para el cálculo de los costos del producto. Y así se debe hacer con todas las Tablas, seguir cargando la Información.
Hacia la Derecha de la hoja se encuentra con el resumen de los costos y una gráfica que muestra la proporcionalidad de manera porcentual (Figura N°15). En el cuadro donde están cargadas las unidades a producir el costo unitario, solo se debe ingresar el porcentaje de utilidad y da automáticamente el precio de venta.
Figura
N°15
Se regresa
al Esquema de Producción y se puede ver el presupuesto de venta para todo el
año los costos totales y el Beneficio o ganancia. Y así se procede a analizar
todos los costos.
Módulo de Reportes y Presupuesto
Acá
el sistema descargará en archivo PDF el presupuesto de MATERIA PRIMA O INSUMOS,
EDIFICACIONES, MAQUINARIA Y EQUIPOS, RECURSOS HUMANOS Y SERVICIOS Y COSTOS
UNITARIOS.
En los 3 primeros solo se hace clip y devuelve en archivo PDF el presupuesto completo con su debida identificación.
El
presupuesto de materia prima e insumos cuenta con la identificación o nombre de
la empresa, el nombre de la persona que lo elabora y la fecha de elaboración.
Figura N°16
Presupuesto de
Edificaciones, Maquinaria y Equipos.
El presupuesto de edificaciones, maquinaria y equipos cuenta con la identificación o nombre de la empresa, el nombre de la persona que lo elabora y la fecha de elaboración (Figura N°17).
Figura
N°17
El
mismo consta de la descripción de los distintos rubros, la cantidad requerida,
el precio unitario y precio total. Igualmente presenta los cálculos de
depreciación como son Valor de Reposición, Porcentaje de Reposición, Vida Útil,
Depreciación Anual, y la Depreciación Mensual. Así como el monto total que se
requiere para la inversión.
En
el Presupuesto de Recurso Humano y Servicio, Se muestra los cargos, la cantidad
de personal requerido los salarios base, el monto de los beneficios sociales
así como el costo mensual y total. Así como el monto total que se requiere para
la inversión (Figura N°18).
Costos Unitarios.
En COSTOS
UNITARIOS saldrá otro formulario o Modulo para Imprimir los Análisis de Costos.
En él se encuentra una pestaña donde aparecen los PRODUCTOS INGRESADOS y debajo
de Ellos en IMPRIMIR encontramos las distintas Presentaciones (Figura N°19).
Se hace clip en uno de ellos y presenta el siguiente PDF con toda la Información detalla su COSTO UNITARIO Y EL PRECIO DE VENTA (Figura N°20).
En INICIO en la parte superior derecha del menú encontramos el Botón de Nuevo Proyecto. Esta opción permite Guardar una Copia del Proyecto y limpiar Toda la Información que fue ingresada para Iniciar otro Proyecto desde cero.
Figura
N°19
Figura
N°20
